Spol fem år tilbake i tid, til 2009. Leder Øivind Nilsen ved seksjon for medisinsk biokjemi, Drammen sykehus, drar seg i håret på grunn av sykefraværsstatistikken. Fraværet blant de om lag 70 ansatte er rundt ni prosent, og slik har det vært siden midten av 2000-tallet. Ni prosent er et gjennomsnitt for hele året, i enkelte uker om høsten og vinteren kan tallet være langt høyere.
Nilsen og hans stedfortreder Liv Berentzen Larsen, opplever at det er vanskelig å fylle opp vaktlistene. Det er for mange som er borte, det blir for mye å gjøre for de som er på jobb. Folk sliter seg ut, frustrasjonen brer seg, sykemeldingene fortsetter.
– Høyt sykefravær går ut over alle – den som er syk, de som er på jobb og de kliniske avdelingene som får dårligere service. Vi måtte gjøre noe, forteller seksjonsleder Nilsen.
Og det har de gjort. De to siste årene har sykefraværet ved seksjonen, hvor det arbeider rundt 55 bioingeniører og 15 helsesekretærer, ligget under fem prosent. Nilsen og kollegene hans forteller om et omfattende forebyggende arbeid.
Tiltak 1: Bedre kommunikasjon
Det var til dels stor frustrasjon ved seksjonen over mangel på kommunikasjon med de andre avdelingene på sykehuset. Plutselig skulle for eksempel pasienter skrives ut i helgene, og da trengtes flere blodprøver lørdag og søndag - uten at laboratoriet ble orientert på forhånd.
– Hvis andre avdelinger endret rutinene sine, fikk vi først vite om det i ettertid. Vi følte at de glemte oss – at vår oppgave var å levere tjenester til dem, uansett, når de ba om det, forteller tillitsvalgt Maren Dudley.
Faste møter
Et første tiltak var å opprette faste møtepunkt med de andre avdelingene. Det har vært viktig å bygge forståelse for hverandres arbeidsoppgaver og rutiner. Tidligere måtte for eksempel bioingeniørene flere ganger daglig slippe alt de hadde i hendene og løpe til akuttmottaket for å ta blodprøver. Det skjer fremdeles, i krisesituasjoner. Ellers vet de ansatte i akuttmottaket at det kommer noen for å ta blodprøver hver time. Akuttmottaket sparer hasteoppringningen, og bioingeniørene kan planlegge arbeidet sitt bedre.
– Tidligere rekvirerte avdelingene som om det var hverdag også i helgene. Særlig lørdag morgen var det svært mange rekvisisjoner, sier verneombud Lise Mørkås.
I hverdagene, på dagtid, er det rundt 40 ansatte på jobb, i helgene fire - fem. Det var viktig å få de andre avdelingene til å forstå det. Nå har seksjonen innført faste samarbeidsmøter med kirurgisk og medisinsk avdeling. «Ta hensyn» og «bruk oss riktig» har vært oppfordringen, og den er blitt fulgt.
Tiltak 2: Faglig påfyll
Tettere kontakt med andre avdelinger gir også bioingeniørene faglig påfyll. Hver onsdag har seksjonen faglige møter hvor personell fra andre avdelinger på sykehuset deltar. Seksjonen har også fagdag to ganger i året.
– Vi får faglig påfyll og mer forståelse for klinikerens jobb. Nå vet vi for eksempel hvorfor de maser så fælt på prøvesvarene for trombolyse. Og etter at onkologene hadde fagdag for oss, skjønte vi at analyse av D-vitamin ikke bare er noe de slenger på for moro skyld, smiler tillitsvalgt Dudley.
Tiltak 3: Justere vaktordning
Seksjonsledelsen, tillitsvalgt og verneombud har også sett nøye på hvordan arbeidsmengden – og sykefraværet – varierte gjennom døgnet, uka og året. Omtrent halvparten av de ansatte går tredelt turnus, og enkelte kvelder og helger opplevdes som i overkant travle.
– Mange gruet seg til å gå på jobb i helgene, for det var altfor mye å gjøre. Man kunne være helt utslitt etter en helgevakt, sier verneombud Mørkås.
Seksjonen har hatt bakvaktordning siden 2001, men bakvakten ble sjelden brukt. De som var på jobb kviet seg for å ringe «bare» fordi det var uhorvelig mange rekvisisjoner en lørdag morgen. Nå har ledelsen innført faste regler for dette. Er det over en gitt mengde rekvisisjoner, skal bakvakten kalles inn. Både ledelse og tillitsvalgt mener ordningen er et stort pluss.
– Nå vet jeg at selv om en av nattevaktene blir syk, har jeg én i bakhånd og slipper å ta en lang ringerunde for å få noen til å ta en ekstra vakt, forteller Larsen.
Ønsketurnus
Ledelsen har også tatt konsekvensen av at det er mer å gjøre i vinterhalvåret, og setter inn en ekstra bioingeniør på søndagsvakt i perioden november til mars. Et par bioingeniørstudenter som har vært i praksis ved seksjonen brukes som tilkallingsvikarer i helgene. Og sist, men ikke minst; seksjonen har «ønsketurnus». Alle får beskjed om å fylle opp turnusen med et fast antall netter, helger og røde dager. Ønsketurnus krever gode planleggingsevner – allerede før jul må de ansatte melde inn når de ønsker sommerferie.
– Ønsketurnus gjør at vi selv kan styre når vi jobber, og gjør det lettere å kombinere tredelt turnus med familieliv. Det setter mange pris på, sier tillitsvalgt Dudley.
Tiltak 4: Tilrettelegging
Tilrettelegging har også vært viktig for å redusere sykefraværet. Det var for eksempel en del slitasjeskader blant ansatte i preanalytisk faggruppe, som utfører mye statisk arbeid. Ett tiltak var å investere i en maskin som automatiserte deler av arbeidet, et annet var å sørge for at de ansatte roterte fra oppgave til oppgave for å variere arbeidstype og -stilling
Gravide arbeidstakere får ekstra oppmerksomhet, og alle gravide skal ha en samtale med lederen og bedriftshelsetjenesten tidlig i graviditeten.
– Vi ønsker å beholde gravide i jobb så lenge som mulig. Vi vurderer blant annet om vi må redusere antall nattevakter eller unngå de travleste kveldsvaktene. Samtidig er det en utfordring at tilrettelegging for én ikke skal gå for mye utover andre, sier Nilsen.